CUESTIONARIOS

Empresa: ______________________________________________________________

Periódo que cubre la auditoría: _____________________________________________

INFORMACION GENERAL

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1.      GENERALIDADES:

01.  ¿Tiene la empresa un organigrama o esquema de organización?

02.  ¿Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de administración están delimitadas por los estatutos?.

03.  ¿Los deberes del contador general están separados de los de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.?.

04.  están bajo la vigilancia y supervisión de los jefes de contabilidad los empleados de este departamento y los libros y registros contables en toda oficina o dependencia de la empresa?.

05.  ¿Tiene la empresa un manual de procedimientos contables?.

06.  Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparación?.

07.  ¿Están debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o empleado responsable?.

08.  Utiliza la empresa para efectos de control:

·         ¿Informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados?.

·         ¿Costos estándar?.

09.  Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar aprobaciones previas, están provistos de:

·         ¿Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto?.

·         ¿Instrucciones sobre la clase de operaciones que pueden ser aprobados previamente, limite y monto de las mismas?.

10.  ¿Tiene la empresa un departamento de auditoría interna que opere en forma autónoma?.

11.  ¿Si lo tiene a quien rinde los informes?.

12.  ¿Hemos revisado los programas de auditoría interna para determinar si son aprobados para llenar su cometido?.

13.  ¿contiene el informe de auditoría interna:

·         ¿Conclusiones sobre la revisión?.

·         ¿Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias?.

·         Sugerencias sobre las mejoras en los métodos de control interno?.

14.  Con respecto a los informes de auditoría interna:

·         ¿Son revisados por funcionarios superiores?.

·         Se toman las medidas necesarias para corregir las diferencias?.

15.  ¿Toman como regularidad sus vacaciones los cajeros, almacenistas y demás empleados en puesto de confianza y sus deberes son asumidos por otros empleados:

16.  Con referencia a las conexiones de los funcionarios y los empleados:

·         ¿Carecen éstos de conexiones con otras organizaciones mercantiles con las cuales la empresa negocia?.

En caso contrario, menciones cuáles empleados y con que empresas tienen conexiones?.

·         Existe un procedimiento que prohibe emplear dos o más funcionarios que desempeñen labores principalmente de contabilidad y caja, que tengan algún grado de parentesco o consanguinidad?.

17.  ¿Los funcionarios que manejen fondo o valores están respaldados con pólizas de seguros de manejo y cumplimiento u otra clase de garantía?.

18.  ¿Parece adecuado el monto de tales seguros o garantías?.

19.  ¿Existe un empleado competente encargado de todo lo relacionado con seguros?.

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INFORMACION GENERAL

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

1.      GENERALIDADES

01.  Obtenga para nuestro archivo permanente lo siguiente:

·         Esquema de organización u organigrama.

·         Descripción de procedimientos contables y trayectoria de los documentos, cuando se conserve necesario.

·         Lista de los miembros de la Junta Directiva, gerentes y demás personal directivo y posiciones de los mismos en otras compañías.

·         Nombres de otros funcionarios principales, incluyendo abogados, jefes de sección y personal clave del departamento de contabilidad?.

·         Nombre del Revisor Fiscal y su Suplente.

02.  Cerciórese de que el archivo permanente contenga información referente al negocio o negocios de la empresa, naturaleza de sus operaciones, posición dentro del comercio o la industria, etc.

03.  Obtenga o incorpore el archivo permanente, información sobre la ubicación de todas las oficinas, plantas, bodegas, almacenes, etc., y las funciones de contabilidad efectuadas en cada lugar.

04.  Obtenga una copia del programa de trabajo de los auditores internos y observe si el programa es apropiado.

05.  Revise los informes preparados por los auditores internos desde la fecha de nuestra última revisión y los papeles de trabajo, cuando sea necesario.

06.  Investigue la política de la empresa en relación con el empleo de parientes, concesión de vacaciones, promociones, informaciones sobre carácter, honorabilidad, etc., de los empleados de contabilidad y tesorería.

07.  Examine las pólizas de seguro de manejo y cumplimiento y otras garantías que respalden a los empleados que manejan fondos o valores y vea si el monto del seguro de cada una parece estar de acuerdo con la responsabilidad individual.

08.  Inspecciones el detalle de los activos de la empresa y el monto por el cual está asegurado cada uno.

09.  Obtenga una lista de todos los libros y registros de la empresa; indique cuáles están registrados, en qué fecha y oficinas y qué funcionarios trabajan en todos ellos.

Con relación a los libros oficiales: diario,, mayor e inventarios y balances, cerciórese de que:

·         estén debidamente registrados y se manejen de acuerdo con las prescripciones legales.

·         Estén al día.

·         Que las cifras finales concuerden con la Declaración de Impuestos y Balance y demás informes presentados a la Superintendencia de Sociedades.

10.  Revise la correspondencia con la Superintendencia de Sociedades y la División de Impuestos Nacionales y anote los puntos de interés.

11.  Discuta con el supervisor, gerente o socio encargado de la revisión, según el caso, cualesquiera deficiencias del personal que pudieran afectar la efectividad del control interno de la empresa.

12.  Antes de terminar la revisión, prepare un presupuesto para el año siguiente y obtenga su aprobación del gerente encargado de la auditoría.

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CAJA Y BANCOS

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1.      GENERALIDADES:

01.  ¿Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de contabilidad, cuentas por cobrar, etc. distintos de los libros de caja?.

02.  ¿La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas son debidamente autorizadas?.

03.  ¿Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios?.

04.  ¿Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada para firmar cheques deja el empleo de la empresa?.

05.  Si esta situación no se ha presentado, ha previsto la empresa algún procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario?.

06.  ¿Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa, están registradas en cuenta de control en el mayor general o auxiliar?.

07.  Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo control contable en forma tal que, tanto cargos como abonos queden registrados en una cuenta de control?.

08.  Mantiene la empresa un control de los cheques posfechados?.

2.      RECONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS

01.  ¿Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa?.

02.  ¿Las reconciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleados que no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa?.

03.  ¿Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan directamente en sobre cerrado al empleado que prepara las reconciliaciones?.

04.  Los procedimientos para efectuar las reconciliaciones contemplan todos los pasos esenciales que aseguren una efectiva reconciliación, particularmente en cuanto a:

·         ¿Comparación del número y valor de los cheques contra el libro de salidas de caja?.

·         Revisión de endosos en los bancos o de los volantes de los cheques?.

·         ¿Comparación con los saldos del mayor general?.

05.  Un empleo sin ingerencia en los ingresos o egresos de caja revisa todas las reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales.

3.      COMPARACION POSTERIOR DE LA RECONCILIACION:

01.    ¿Las notas y avisos con débitos o créditos no aceptados por el banco, son recibidos por un empleado distinto al cajero?.

·         ¿Se recibe el dinero?.

·         ¿Se expiden los cheques?.

4.      REVISION DE CHEQUES

01.   ¿La existencia de chequeras en blanco están controladas en forma tal que evite que personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de ellas?.

02.   La firma o contrafirma de cheque en blanco está prohibido?.

03.   ¿En caso contrario, los empleados responsables se cercioran por medio de inspecciones posteriores de los cheques o información comprobatoria de que tales cheques han sido usados correctamente?.

04.   La práctica de girar cheques al “portador” está prohibida?.

05.   ¿En caso contrario, los empleados responsables se aseguran de que tales cheques hayan sido cobrados para reembolsar el fondo de caja menor o utilizados con otros fines apropiados?.

06.   ¿Si los cheques son numerados consecutivamente, son mutilados aquellos dañados o anulados a fin de evitar su uso, y son archivados con el propósito de controlar su secuencia numérica?.

07.   Si se usa una máquina especial para firmar cheques:

·         ¿Cuándo las placas no están en uso, se mantienen bajo custodia de las personas cuya firma aparezca grabada en ellas?.

·         ¿Después de usados, se toma siempre una lectura de la máquina por la persona cuya firma se utiliza o por su delegado y se asegura que todos los cheques firmados son los autorizados?.

5.      CONSIGNACIONES BANCARIAS

01.  ¿Se preparan duplicados de las consignaciones y éstos son sellados por el banco y archivados cronológicamente?.

02.  ¿En caso afirmativo, se comparan tales duplicados con el libro de entradas de caja, al menos en forma selectiva, por alguien diferente del cajero?.

03.  ¿se comparan tales duplicados contra los recibos de caja para asegurarse de que los ingresos son depositados en las mismas especies en que fueron recibidos?.

6.      EFECTIVO EN CAJA:

01.  ¿Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de fondo fijo?.

02.  Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneja remesas de clientes u otra clase de dineros?.

03.  ¿La responsabilidad principal de cada fondo está limitada a una sola persona?.

04.  ¿Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables según las necesidades del negocio?.

05.  ¿Los pagos de caja menor no tienen un límite máximo?

06.  ¿Si ello es así, cuál es el límite?

07.  ¿Los comprobantes de caja menor son preparados en forma tal que no permitan alteraciones, por ejemplo:

·         ¿La cantidad se escribe en letras y números?.

·         ¿Son preparados con tinta?.

08.  Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario?.

09.  Los cheques de reembolsos de caja menor se giran a favor del encargado del fondo?.

10.  Los anticipos a empleados, que se hacen del fondo de caja menor, son autorizados por un empleado responsable que no tenga a su cargo funciones de caja?.

11.  ¿Estos anticipos se hacen únicamente con el propósito de atender negocios normales de la empresa?.

12.  ¿Al solicitar el reembolso de fondos para caja menor, se presentan los comprobantes de los gastos a fin que sean inspeccionados por quien firma el cheque?.

13.  ¿Los comprobantes que justifican los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda “PAGADO” bajo la supervisión directa de quien firma el cheque, a fin de prevenir que tales comprobantes sean utilizados de nuevo para solicitar un pago ficticio?.

14.  ¿Tales cancelaciones se hacen sobre una parte del comprobante que no pueda ser desprendida?.

15.  Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja menor, bien sea por el departamento de auditoría interna o por otras persona independiente de las labores de caja?.

16.  ¿Si el fondo fijo se halla total o parcialmente depositado en una cuenta bancaria, se ha solicitado el banco no aceptar cheques para depositar en dicha cuenta, excepto aquellos expedidos por la empresa para reembolsar el valor de los gastos efectuados?.

17.  ¿Fue hecho el arqueo por sorpresa?. En caso negativo, se considera hacer uno nuevo sorpresivo?.

18.  ¿la empresa ha impartido instrucciones a los bancos para que no cambien en efectivo ningún cheque girado a favor de la misma?.

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CUENTAS POR COBRAS, VENTAS Y COBRANZAS

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1.      DESPACHOS:

01.  Las funciones del departamento de despacho son independientes de las de:

a.       ¿Recibo?

b.      ¿Contabilidad?

c.       ¿Facturación?

d.      ¿Cobranza?

02.  Los pedidos de los clientes son revisados y aprobados por el departamento de crédito antes de su aceptación, o por otras personas que no tengan intervención alguna en:

a.       ¿Despachos?

b.      ¿Facturación?

c.       ¿manejo de cuentas de clientes?

03.  ¿Se efectúan los despachos únicamente con base en órdenes debidamente aprobadas?.

04.  ¿Después del envío de los artículos, una copia de la orden de despachos es enviada directamente al departamento de facturación?.

05.  ¿Todas las órdenes de despacho son controladas numéricamente por el departamento de contabilidad?.

2.      FACTURACION

01.  Las funciones del departamento de facturación son independientes de:

a.       ¿Despachos?

b.      ¿Contabilidad?

c.       ¿Cobranzas?

02.  ¿El departamento de facturación envía copias de las facturas directamente al departamento de cuentas por cobrar?

03.  ¿Se hacen resúmenes de las facturas y los totales se pasan al departamento de contabilidad, independientemente de los departamentos de cuentas por cobrar y caja?.

04.  ¿Las facturas de venta son controladas numéricamente por el departamento de contabilidad?.

05.  ¿Se comparan las facturas contra las órdenes de despacho, para cerciorarse de que todos los artículos enviados hayan sido facturados?.

06.  Se revisan las facturas en cuanto a su exactitud en:

a.       ¿Cantidades?

b.      ¿Precios?

c.       ¿Cálculos?

07.  ¿las ventas COD (pago contra entrega) o con tarjeta de crédito, se controlan en forma similar a las ventas a crédito registrándolas en una cuenta de control, manejada por personal independiente de la función de cobro?.

08.  En caso negativo existen procedimientos que aseguren:

a.       ¿El cobro contra entrega de la mercancía?

b.      ¿Qué el producto de todas estas ventas ingrese oportunamente a la compañía?.

3.      CREDITOS

01.  Las personas autorizadas para aprobar notas de crédito son independientes del:

a.       ¿Departamento de ventas?

b.      ¿Departamento de cuentas por cobrar?

c.       ¿Cajero?

02.  ¿Las notas de crédito por devoluciones y rebajas son aprobadas por un empleado que no tenga ingerencia en el recibo y contabilización de pagos de clientes, o de cualquier otro ingreso de la compañía?. Si tiene otras funciones, explíquelas.

03.  ¿Las devoluciones de las mercancías llegan todas al departamento de recibo (bodega) y las notas de crédito respectivas están respaldadas por informes de dicho departamento?.

04.  ¿El departamento de contabilidad controla numéricamente o en otra forma todas las notas de crédito y se cerciora que estén debidamente respaldadas?.

05.  ¿El departamento de crédito, o un empleado responsable que no maneja ninguna clase de fondos de la compañía, aprueba los descuentos tomados por clientes, que no hayan sido previamente autorizados?.

06.  ¿La cancelación de deudas malas es revisada y aprobada por un funcionario responsable?.

07.  ¿ Se continúan las gestiones de cobro de tales deudas no obstante haber sido canceladas?.

4.      OTRAS CUENTAS POR COBRAR

01.  ¿Se informará al departamento de contabilidad acerca de los reclamos por daños en transporte, pérdidas aseguradas, etc., tan pronto se conocen?.

02.  ¿Si los residuos de producción son importantes, se separan y controlan tan pronto ocurren?.

03.  ¿Todos los despachos de desperdicios y sobrantes de materiales están bajo control del departamento de embarque?. Si es así, este departamento notifica directamente a la contabilidad?.

04.  ¿El departamento de contabilidad controla que los ingresos provenientes de las cuentas arriba indicadas, sean debidamente registradas?.

05.  ¿los anticipos y préstamos a empleados son autorizados por un funcionario responsable?.

06.  ¿Los saldos a cargo de empleados son revisados periódicamente?

07.  ¿Los ajustes o cancelaciones de otras cuentas por cobrar son aprobadas por un empleado diferente del que efectúa la:

a.       ¿Autorización?

b.      ¿Negociación?

c.       ¿Cobranzas?

08.  El sistema Provee un método adecuado para registrar en los libros anticipadamente el producto periódico de los alquileres, regalías, intereses y otros ingresos varios?.

5.      REGISTROS

01.    El departamento de cuentas por cobrar funciona independientemente de los Departamentos de:

a.       ¿Despacho?

b.      ¿Facturación?

c.       ¿Cobranzas?

02.    Las cantidades que se registren en la cuenta de control, son suministradas por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar?.

03.    ¿Todos los asientos en las cuentas individuales del cliente son registrados únicamente con base en copias de las facturas de ventas, recibos de caja y otros documentos debidamente autorizados?.

04.    ¿Se preparan regularmente balances de prueba de las cuentas por cobrar y el encargado conserva los papeles de trabajo?.

05.    ¿Dichos balances son reconciliados con la cuenta de control en el mayor general, por un empleado distinto de encargado de las cuentas por cobrar?.

06.    ¿Un empleado distinto de encargado del registro de las cuentas por cobrar revisa las sumas y compara el balance de prueba de clientes contra las cuentas individuales para determinar que las partidas relacionadas están respaldadas por cuentas en el registro auxiliar?.

07.    Se prepara periódicamente un análisis por edades de las cuentas por cobrar y este análisis es revisado por un empleado que:

a.       ¿No toma parte en el recibo de fondos de la compañía?.

b.      ¿No participa en la aprobación o concesión de créditos?.

08.    ¿Se envía periódicamente extractos de cuenta a los clientes?

09.    ¿En caso afirmativo, existen procedimientos para prevenir que antes de su introducción en el correo se produzcan alteraciones o intercepción por parte de personas que tengan acceso a las remesas o pagos de clientes?.

10.    Las respuestas de los clientes referentes a diferencias de cualquier orden, son recibidas directamente o investigadas por alguien distinto de:

a.       El encargado de cuentas por cobrar?

b.      ¿El cajero?

11.    Se confirman periódicamente los saldos de clientes por parte de:

a.       ¿El Departamento de auditoría interno de la compañía?

b.      ¿Alguien independiente del encargado de cuentas por cobrar y del cajero?

6.      COBRANZAS

4.       Las funciones del cajero son independientes de ñas funciones de:

a.       ¿Embarque?

b.      ¿Facturación?

c.       ¿Registro de los auxiliares de cuentas por cobrar?

5.       Los registros de caja son recibidos directamente por el cajero antes de que pasen por:

a.       ¿El encargado de cuentas por cobrar?

b.      ¿Alguien responsable, por las funciones de teneduría de libros de facturación?

6.       ¿El cajero tiene a su cargo la custodia de los ingresos desde que se reciben en su departamento, hasta su depósito en el banco?.

7.       ¿En caso de que entregue los cheques al encargado de cuentas por cobrar, el cajero prepara una lista?.

8.       ¿Se coloca en los cheques provenientes de remesas o pagos, un endoso restrictivo tan pronto como son recibidos?.

UNICAMENTE PARA CONSIGNAR EN LA CUENTA DE LA EMPRESA.

9.       ¿Los cheques y el efectivo recibidos se depositan intactos y el mismo día o el siguiente día hábil?.

10.   En caso de ventas al contado o pago de documentos que deben ser devueltos al cliente, ¿la cinta de la registradora, las boletas de ventas, recibos de mostrador y cualesquiera otras informaciones similares, son preparadas y revisadas por un empleado independiente de quien recibe el efectivo?.

11.   ¿Si las cobranzas son hechas en una agencia o sucursal, se depositan los ingresos en una cuenta bancaria sujeta a retiros únicamente por la oficina principal?.

7.      DOCUMENTOS POR COBRAR:

01.  La aceptación y prórroga de letras, pagares y cheques post-fechados a favor de la compañía son aprobados por el jefe o gerente de crédito u otro funcionario autorizado?.

02.  ¿Se lleva un registro de documentos por cobrar?.

03.  Los saldos pendientes en el registro de documentos por cobrar son comprobados periódicamente por medio de un examen independiente de los pagarés, letras y cheques respectivos.

04.  El total de los saldos pendientes en el registro, se compra contra la respectiva cuenta de control por alguien distinto de la persona que custodia los documentos?.

05.  Los pagarés o letras descontadas son registrados en el mayor por medio de una cuenta especial que permita ejercer control contable sobre ellos?.

06.  Preguntas adicionales.

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INVENTARIOS

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1.      REGISTROS:

01.  ¿El departamento de contabilidad mantiene registros de inventarios permanente?

02.  Muestran estos registros:

a.       ¿Cantidades?

b.      ¿Localización de las existencias?

c.       ¿Mínimo?

d.      ¿Máximo?

e.       ¿Costo Unitario?

f.       ¿Valor total en pesos?

03.  ¿Los registros permanentes son ajustados según los resultados de conteo físico al menos una vez al año?.

04.  ¿ Se deja constancia de los conteos de los conteos fisicos llevados a cabo?

05.  ¿Si quienes manejan los resgistros permanentes de inventarios no pertenecen al departamento de contabilidad, ante quien se responsabilizan?

06.  ¿Si la empresa ha adoptado de cargar directamente a gastos, ciertas partidas por materiales y suministros, ha establecido tambien un sistema de control tal como conmtrol presupuestal de gastos?

07.  En cuanto a las ordenes de entrega:

1. ¿Las entregas se hacen únicamente con base en órdenes debidamente autorizadas?
2. ¿Asegura el sistema, bien sea por medio de prenumeración o de otro modo, que todas las ordenes sean registradas?
3. ¿Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad contra la alteracion de tales órdenes por personas que tengan acceso a las existencias?

2.      CONTROL DE EXISTENCIAS E INVENTARIO FISICO:

1.      ¿Los almacenistas son responsables de todas las existencias?

Especificamente aquellas que no están bajo su control.

2.      ¿Los aslmacenistas y sus asistentes son los únicos que tienen acceso a las existencias?

Especificamente las excepciones.

3.      ¿Se toman inventarios fisicos por lo menos una ves al año?

Especificamente las excepciones.

4.      El inventario físico es supervisado por personas independientes de

1. Almacenistas
2. Responsables de llevar los registros de inventarios permanentes

5.      ¿Se preparan instrucciones escritas como guia para aquellos ampleados que llevan a cabo los inventarios fisicos?

6.      ¿Las tarjetas o planillas del inventario físico son revisadas y controladas en forma tal que no se omitan o altere ninguna en las planillas finales del inventario?

7.      ¿Se investigan inmediatamente las diferencias entre los registros pernmanentes y el resultado del inventario físico?

Quein las investigan?

8.      Los ajustes a los registros de inventario permanente provenientes de inventarios físicos, son aprobados por escrito por un empleado que no tenga intervención alguna en:

1. ¿Almacenamiento?
2. ¿Manejo de registro de existencia?
3. ¿Compra de mercancías?

9.      Las oficinas y dependencias de la empresa se encuentran rodeadas de sistemas apropiados de protección tales como cercas, celadores, guardías, ect.?

10.  ¿Tales celadores o guardias son responsables de que nada salga de la planta sin la debida autorización?

11.  Respecto a los materiales o mercancias en poder de otros deppositos, consignatarios, proveedores, clientes, etc.

1. ¿Se lleva un registro apropiado de tales artículos?
2. ¿Periodicamente obtiene la empresa confirmaciones de dichas existencias?

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PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Anexe hojas adicionales para ampliar cuando se reuieran.

1.      Adiciones:

0.1. Los porocedimentos de la empresa requieren que un funcionario o un comité de compras autorice previamente los desembolsos por concepto de:

1.      ¿Adiciones de activos fijos?

2.      ¿Reparaciones y manteniemiento?

0.2.Se comparan los gastos reales con los autorizados y, en caso de que aquellos se hayan excedido, se obtienen autorizaciones adicionales?

0.3.¿Los procedimientos de la empresa permiten establecer si los articulos han sido recibidos y los servicios prestados?

0.4.¿Si los trabajos de constucción son efectuadois por contratistas o sub-contatistas el personal de la empresa tiene autorizados para revisar sus registros de costos y comprobantes de respaldo

0.5.Tiene la empresa normas adecuadas para diferenciar las adiciones de activos fijos de los gastos tales decisiones y por quien.

0.6.¿Revisa la compañía periódicamente la cuenta de construciones en proceso, para evitar que a esta cuenta se lleven cargos por concepto de reparaciones y mantenimiento?

2.       DISPOCIONES, RETIROS, ETC.:

0.1  ¿Los procedimientos de la empresa requieren que se produzca a una autorización escrita para la venta, retiro y desmantelamiento de activos fijos?

0.2  ¿Se envía una copia de tal autorización directamente al departamento de contabilidad por la persona que la aprueba?

0.3  ¿Las autorizaciones para adquisición de elementos nuevos indican las unidades que van a ser reemplazadas?

0.4  ¿Los Crédiotos a las cuentas del activo fijo se basan en la información contenida en tales autorizaciones?

0.5  En cuanto a la venta de elemntos retirados ¿se ofrece estos al público por medio de avisos en los periódicos?

0.6  ¿Recibe la empresa varias ofertas por escrito para aquellos elementos que ofrece en venta?

0.7  Exiten procediminetos que garanticen la oportuna información y el registro apropiado a la venta o disposición de artículos retirados o desmantelados, como por ejemplo:

1.      ¿Ordenes de despacho?

2.      ¿Facturación basada en órdenes de despacho?

3.      ¿Otros?

3.       REGISTROS DE ACTIVOS FIJOS

0.1  ¿Las cuentas de activos fijos están respaldadas por registros auxiliares adecuados?

0.2  Tales registros son manejados por personas distintas de aquellas responsables por las propiedades?

0.3  ¿Se cuadran con las cuentas de control en el mayor general, por los menos una vez al año?

0.4  ¿Periodicamente se toman inventarios físicos de los activos fijos bajo la supervisión de empleados no responsables por su custodia ni por su resgistro contable?

0.5  ¿Se informa al gerente las diferencias que se presenten entre el inventario físico, y los registros auxiliares?

0.6  Respecto a herramientas pequeñas:

1.        ¿Se hallan bien guardadas y bajo la custodia de unas personas responsables?

2.        ¿Se entregan únicamente mediante órdenes de entrega debiadamente aprobadas?

4.       Preguantas adicionales:

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INVERSIONES REALIZABLES Y OTRAS INVERSIONES

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1.      CONTABILIZACION DE LAS INVERSIONES

0.1  Si las inversiones tales como acciones, bonos, cedulas y otros instrumentos negociables no están bajo custodia de una entidad independiente, por ejemplo, en poder de un banco, se guardan en una caja o bóveda de seguridad dentro de la misma compañía?

0.2  Si tales inversiones son custodiadas por alguna entidad independiente, han sido estas aprobadas por la Junta Directiva?

0.3  ¿En caso de que las inversiones se guarden en la misma empresa, dos o más empleados son responsables de su custodia y tienen acceso a las mismas únicamente en forma conjunta?

0.4  ¿Se lleva un registro detallado de las inversiones en un departamento o por una persona distinta de aquella designada oficialmente para custodiarla?

0.5  ¿Las inversiones y otros instrumentos negociables se controlan periodicamente por medio de inspección física de personas que no las custodian ni tengan acceso a ellas?

Si es asi, por quien?

0.6  Si las inversiones no figuran a nombre de la empresa, estan endosadas:

1.      Restrictivamente a nombre de la empresa?

2.      De otro modo. Explique en nota separada.

0.7  Aquellas inversiones que ha recibido la empresa como garantía están contabilizadas y segregadas de las propias?

0.8  Las acciones propias readquiridas, se controlan de la misma manera que las inversiones?

0.9  ¿Los retiros o cancelaciones de inversiones que se consideren sin valor son autorizadas por un funcionario responsable?

10.    Para aquellas inversiones que han sido descargadas, se lleva una cuenta memorando.

11.    El archivo de inversiones sin valor, se rivisa periódicamente a fin de establecer si la situación respecto a su valor o cobro de intereses o dividendos han cambiado?

12.    En caso afirmativo, se revisan por:

1.      ¿Un auditor interno?

2.      Un empleado de la empresa que no tenga acceso a las inversiones o ingresos de la empresa?

2.      COMPRAS Y VENTAS

0.1  La Junta Directiva autoriza las compras, ventas y renovaciones de las inversiones?

0.2  ¿Indica dicha aprobación el valor por el cual se debe efectuar la transacción?

0.3  ¿Se hace una comprobación independeiente de los precios por los cuales han sido comprobadas o vendidas las inversiones? En caso afirmativo, por quién?

3.      INGRESOS

0.1  Los ingresos provenientes de inversiones, tales como dividendos, participaciones o intereses, son comprobados peródicamente contra las mismas inversiones?

0.2  ¿Se contabilizan tales ingresos de que se cobren o reciban?

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Empresa: ______________________________________________________________

Periódo que cubre la auditoría: _____________________________________________

CUENTAS POR PAGAR COMPRAS Y GASTOS

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Anexe hojas adicionales para ampliar las respuestas cuando se requieran:

1.       COMPRAS

0.1  Las funciones del encargado de compras se encuentran separadas de los departamentos de:

1.      ¿Contabidad?

2.      ¿Recibo?

3.      ¿Despacho?

0.2  Las adquisiciones deben hacerce siempre mediante órdenes de compra y con base en cotizaciones?

En caso afirmativo, cuantas cotizaciones se requieren?

0.3  ¿Quiénes estan autorizados para firmar las órdenes de compra?

Nombre_______________________ Cargo_________________________

0.4  Compara el departamento de contabilidad:

1.      Los precios y condiciones de la factura contra las órdenes de compras?

2.      Las cantidades facturadas contra las órdenes de compra?

3.      Se revisan los cálculos en las facturas?

0.5  El departamento de contabilidad registra y controla las entregas parciales?

0.6  Se revisan periódicamente los precios de compra por un empleado que no tenga conexión alguna con compras, para cerciorarse de que tales precios son los más convenientes para la empresa?

2.       RECIBO:

0.1  Están las funciones del departamento de recibo sepradas  de:

1.       ¿Contabilidad?

2.       ¿Recibo?

3.       ¿Despacho?

0.2  El departamento de recibo prepara informe de los articulos recibidos y conserva una copia de tales informes?

0.3  Una copia del informe de recibo se envía directamente al departamento de contabilidad?

0.4  El departamento de contabilidad compara este informe con las facturas?

0.5  Se efectua un conteo efectivo de los articulos recibidos, sin que la persona que los lleva a cabo sepa de antemano las cantidades respectivas?

0.6  Los procedimientos garantizan que se carguen a los clientes y empleados aquellas mercancias compradas para serles enviadas directamente.

0.7  Cuando ocurren pérdidas o daños en los materiales, se produce, inmediatamente el reclamo contra los aseguradores o transportadores?

0.8  Las devoluciones sobre compras se manejan a traves del departamento de despacho?

0.9  Tales devoluciones se comparan contra las respectivas notas de crédito del vendedor.

3.       FLETES

0.1  Los procedimientos aseguran el reembolso de:

1.       Fletes pagados sobre compras, cuyos fletes sean a cargo del vendedor?

2.       Fletes pagados por cuenta de clientes?

0.2  Las cuentas de fletes son revisadas por un empleado familiarizado con las tarifas?

0.3  Existe un procedimiento que prevenga el doble pago de fletes, tal como anotar el número de guia en la factura o adjuntar copia de la guia?

0.4  Los procedimientos de la compañía permiten establecer que los cargos por fletes y transporte se hagan en pago de servicios realmente prestados?

4.       DISTRIBUCION Y REGISTRO DE CARGOS

0.1  La distribución de cargos es revisada por una persona responsable distinta de quien la hizo?

0.2  Se preparan regularmente balances de prueba de registro de comprobantes o axiliar de cuentas por pagar?

0.3  ¿Se reconcilian los balances de prueba contra la cuenta de control en el mayor general, por un empleado distinto del encargado de manejar las cuentas por pagar?

0.4  Un empleado distinto del que lleva las cuentas por pagar comprueba los totales de la relación y compara las partidas individuales contra los registros respectivos?

5.       OTROS GASTOS

0.1  Las facturas que no sean por materiales o mercancías, por ejemplo: propaganda, honorarios, arrendamientos, gastos de viaje, etc., son aprobados antes de su pago por los respectivos jefes de departamento?

0.2  Se revisan tales facturas en cuanto a su necesidad y correción y son aprobadas por un empleado o departamento distinto de aquel en que se haya originado?

0.3  Las cuentas por propaganda se comprueban periódicamente contra los avisos y/o propagandas y las tarifas se comparan contra cotizaciones, etc?

0.4  Se comparan los cargos por concepto de propaganda contra los presupuestos y se obtienen explicaciones satisfactorias cuando se observan diferencias apreciables?

0.5  Tienen la empresa procedimientos satisfactorios para la aprobación de reembolsos por concepto de gastos de viaje yu otros similares?

0.6  Se ha designado a un empleado par llevar un registro de pagos periódicos, tales como arrendamiento, servicios, honorarios, etc. y el mismo los aprueba para prevenir que se omita su pago o que se paguen dos veces?

0.7  Tal empleado tiene la inforamción necesaria para la aprobación de dichos pagos?

0.8  Existe una máquina porteadora de correo?

0.9  Si no existe, se controlan los portes adecuadamente?

6.       APROBACION Y PAGO

0.1    Un empleado que no intervenga en su prparación o aprobación, revisa las facturas o comprobantes teniendo en cuenta que los documentos que las respaldan estén completos?

0.2    Las facturas o documentos de soportes se suministran completos al encargado de firmar cheques y este los revisa antes de firmar?

0.3    Si se recibe una factura de un proveedor con quien no se haya negociado anteriormente, se toman las medidas para asegurarse que tal proveedor no es ficticio?

0.4    Se cancelan satisfactoriamente las facturas y demas documentos de soporte al tiempo de efectuar el pago, por o en presencia de quien firma el cheque?

0.5    Se entregan los cheque firmados directamente a una persona distinta de quien los haya solicitado, preparado o registrado?

0.6    Preguntas adicionales

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Sección discutida con (nombre y puesto) ...........................................................................

Sección preparada por: ............................................................................. Fecha:...............

Empresa: ______________________________________________________________

Periódo que cubre la auditoría: _____________________________________________

NOMINA DE SALARIOS, LIQUIDACION Y PAGO DE PRESTACIONES SOCIALES

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Anexe hojas adicionales para ampliar las respuestas cuando se requieran,

1.       REGISTRO DE PERSONAL:

1.      El archivo individual de cada trabajador contiene:

0.1)            ¿Fecha de entrada?

0.2)            ¿Cambios, aumentos, ect. Debidamente aprobados?

0.3)            ¿Bases del sueldo o jornal?

0.4)            ¿Pagos parciales de cesantías y autorizaciones de la oficina de trabajo?

0.5)            ¿Autorizaciones para el descuento del salario?

0.6)            ¿Acumulación de pagos de salarios y prestaciones de cada trabajador?

0.7)            ¿Contrato de trabajo?

0.8)            ¿Examen medico de ingreso y evidencia de la renuencia a que hubiere lugar?

0.9)            ¿Aviso al I.S.S. para efectos de la inscrición del trabajador?

10.)              Investigaciones efectuadas para la contratación del trabajador?

11.)              ¿Informaciones necesarias para dar cumplimiento a las disposiciones relativas a la retención de impuestos sobre salarios pagados?

12.)              ¿Otras informaciones para cumplir disposiciones legales?

2.        En caso afirmativo, se guardan estos archivos en forma tal que no tengan acceso a ellos personas que:

0.1)            ¿Preparen la nómina?

0.2)            ¿Las aprueben?

0.3)            ¿O hagan su pago?

3.        Se ha establecido que todas las autorizaciones, especialmente avisos de despido o retiro de empleados sean notificados prontamente al departamento de liquidación de nómina?

2.       REGISTROS DE TIEMPO:

1.        Los registros de tiempo u otras informaciones que sirvan de base para la preparación de las nóminas, son preparadas y llevadas independientementede quienes intervienen en la elaboración de las mismas?

2.        Los tiquetes por trabajo o destajo, tarjetas de tiempo, informes de producción, etc., sobre las cuales se basa el pago, son aprobados por un capataz o jefe de departamento que intervenga en:

0.1)            ¿Preparación de las nóminas?

0.2)            ¿El pago?

3.        Las horas extras y otras bonificaciones especiales son aprobadas por empleados que supervisan las actividades pero que no:

1.1)            ¿Prepare las nóminas?

1.2)            ¿Ni hacen el pago?

3.       PREPARACION Y COMPROBACION DE LAS NOMINAS:

1.        Las personas que preparen la nómina y liquidan las prestaciones sociales, tienen funciones independientes de la contratación o despido del personal?

2.        Dichas personas son independioentesde las que efectúan la distribuación contable de la nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales?

3.        Se revisa la nómina y la liquidación de prestaciones sociales por empleados que no intervienen en su:

1.1)            ¿Preparación?

1.2)            ¿Autorización?

1.3)            ¿Pagos?

4.        La nómina y las liquidaciones de prestaciones sociales son aprobadas por un empleado responsable?

5.        Cuando sea práctico, como en el caso de empleados fijos, los totales de la nómina corriente se reconcilian con la nóminas anteriores indicando los cambiso?

6.        La distribución contable de la nómina y la liquidaciones de prestaciones sociales son revisadas por alguien distinto del departamento de liquidación de nómina?

4.       PAGOS DE NOMINA Y PRESTACIONES SOCIALES

1.        El pago, bien en cheque o en efectivo, es hecho por empleados que:

0.1)            ¿No intervienen y no controlan la preparación de las nóminas?

0.2)            ¿No son responsables por la contratación o despido del personal?

0.3)            ¿No intervienen y no controlan las liquidaciones de prestaciones sociales?

0.4)            ¿No aprueban los informes de tiempo?

2.        La cuenta bancaria de sueldos y liquidación de prestaciones sociales es reconciliada regularmente por un empleado que no tenga conexión alguna con la:

0.1.   ¿Preparación de la nómina?

0.2.   ¿Entrega de cheque?

3.        Se comparan los endosos, al menos selectivamente, con las firmas de los empleados en el archivo?

4.        Cuando el pago se hace en efectivo, se obtienen recibos?

5.        Si es así, se comparan tales recibos con las firmas que aparecen en el archivo, por alguien independiente del departamento de liquidación de nóminas?

6.        Se devuelven al cajero o a un departamento distinto del departamento de nóminas, los salarios o jornales y liquidaciones de prestaciones sociales no reclamados?

7.        El empleado que efectúa el pago informa directamente a la contabilidad aquellos sueldos o jornales y prestaciones sociales no reclamados?

8.        Se pagan tales salarios y prestaciones sociales no reclamados en una fecha posterior con base en:

0.1)            ¿La presentación de evidencia apropiada sobre el empleo?

0.2)            ¿Aprobación por un empleado que no sea responsable de la preparación de la nómina o del informe de tiempo?

9.        Preguntas adicionales: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sección discutida con (nombre y puesto) ...........................................................................

Sección preparada por: ............................................................................. Fecha:...............

LA ESTATAL

CUESTIONARIO DEL CICLO DE EGRESOS

AL…….

I.          OBJETIVOS

1. Comprobar el cumplimiento de los controles internos claves identificados como base para confirmar la eficacia del sistema.
2. Establecer si existe probabilidad de distorsión en los estados financieros.

DESCRIPCIÓN	REF. P/T	SI	NO
I. ORGANIZACIÓN 1. ¿Dónde y por quién se efectúan las operaciones de compra? a. ¿Dichas operaciones están centralizadas? b. ¿Caso contrario, existen motivos que justifiquen la descentralización de la función compras? 2. ¿Depende la función de compras de un nivel jerárquico adecuado? 3. ¿Están las funciones de compra debidamente separadas de las funciones de: a. Recepción? b. Expedición? c. Caja desembolsos? d. Contaduría? e. Almacenes? 4. Existen normas o procedimientos para la compra? a. Son claros y precisos? b. Son adecuados? c. Están por escrito? Sistema de Compras 1. La solicitud de compra se efectúa mediante requerimiento y con la justificación correspondiente? a. Es autorizada por el funcionario competente? b. Quién es? c. Con cuántas copias es elaborado y su destino de cada una de ellas? 2. Se certifica la inexistencia del requerimiento de almacenes y se deja constancia de ello? 3. Se verifica si el requerimiento está incluido en la Programación de Operaciones Anual del área solicitante y si está presupuestada? 4. Se acompaña el pliego de condiciones en el caso de compras por convocatoria pública? 5. Compras mayores cuentan con Resolución Administrativa? 6. El requerimiento cuenta con la certificación de disponibilidad de fondos y con la partida presupuestaria? 7. Se publica la programación de las contrataciones en el SICOES? 8. Se conforma una comisión calificadora? Deja evidencia de la calficación en qué documento? 9. Se elabora Nota de adjudicación y quién firma 10. Para firmar contrato solicita documentos de respaldo? Qué documentos? 11. Se verifica que la mercancía ingrese a almacenes 12. Existen Normas y procedimientos de recepción: a. Son claros y precisos? b. Están por escrito? c. son adecuados? 13. Son las facturas de pago aprobadas?, Por quién?

PREPARADO POR…………………………           FECHA…………………………

REVISADO POR……………………………            FECHA…………………………

Empresa: ______________________________________________________________

Periódo que cubre la auditoría: _____________________________________________

DOCUMENTOS POR PAGAR Y PASIVO A LARGO PLAZO

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

Anexe hojas adicionales para ampliar las respuestas cuando se requieran,

1.         La junta directiva aprueba aquellas obligaciones o pasivos no provenientes de las operaciones usuales de la empresa?

2.         Las actas de la junta directiva especifican:

1.        ¿El objeto del préstamo?

2.        ¿El nombre de los funcionarios facultados para obtener los préstamos, cuantía máxima y plazo?

3.        ¿Garantía colateral que puede otorgarse, restriciones aceptables o contratos relativos?

3.         Se requieren dos firmas autorizadas para la aceptación de documentos por pagar?

4.         Lleva la empresa un registro de documentos y obligaciones por pagar?

5.         Los documentos por prétamos u obligaciones cancelados, se consevan en el archivo, como soporte de los comprobantes de pago respectivos?

6.         El pasivo a largo plazo representado en bonos emitidos por la empresa, se contrajo previo el lleno de los requisitos legales establecidos en el país?

7.         Preguntas adicionales: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sección discutida con (nombre y puesto) ...........................................................................

Sección preparada por: ............................................................................. Fecha:...............

Empresa: ______________________________________________________________

Periódo que cubre la auditoría: _____________________________________________

PATRIMONIO DE LOS ACCIONISTAS

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:

1.         El capital social autorizado , así como los aumentos posteriores, han sido autorizados por la Superintendencia de sociedades?

2.         Tiene la empresa para cada clase de acciones, un registro de accionistas y se concilia y verifica periódicamente con la cuenta de control del libro mayor por un funcionario distinto de los encargados de custodia?

3.         Existe una persona responsable por la expedición o traspaso de las acciones y la custodia de las acciones en blanco?

4.         Tiene la empresa un talonario para toda clase de acciones? En caso contrario, describa el sistema de control utilizado.

5.         Los titulos en blanco y los talonarios de los títulos expedidos están prenumerados?

DIVIDENDOS:

1.         Se verifican las restricciones contenidas en la escritura de constitución, las disposiciones legales y contratos de préstamos antes de que la asamblea general apuebe decretar dividendos:

2.         El pago de dividendos decretados, se efectua contra una cuenta bancaria especial, mantenida como fondo fijo para este propósito?

3.         Preguntas adicionales: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Sección discutida con (nombre y puesto) ...........................................................................

Sección preparada por: ............................................................................. Fecha:...............